Como escolher um software para restaurantes
Critérios mínimos para avaliar um bom programa
Somos uma empresa que presta consultoria em várias empresas, isso implica necessariamente em aprender e testar MUITOS softwares diferentes. Nessa nossa caminhada, já esbarramos em uma série de problemas e restrições geradas pelos programas de gestão. Assim, montamos uma lista com alguns itens indispensáveis para você escolher seu software ou pensar seriamente em trocar o seu atual, com o foco no Food-business (restaurantes e similares):
1) Segurança
Em 2017, vários computadores do mundo todo foram atacados e tiveram suas informações "sequestradas", os hackers exigiam um resgate em Bitcoins pela devolução das informações, caso contrário você perderia seus dados. E foi exatamente o que aconteceu com um cliente nosso. O servidor dessa empresa era local, um computador dentro do restaurante que gerenciava todos os dados, ao receber o ataque os dados foram todos criptografados, portanto, ficaram inacessíveis. Para ajudar o backup não estava funcionando há muito tempo, ou seja, 6 meses de histórico DESAPARECERAM.
Atualmente, não recomendo para restaurantes software locais. Em geral, é um transtorno para acessá-los pois:
• é necessário deixá-los ligados para acesso à distância;• você precisa rezar para que tanto a internet do servidor quanto a do computador que você está usando esteja estável;• se o servidor necessitar de manutenção, não tem o que fazer, somente aguardar o conserto
Quando o software está na nuvem você ganha de muitas maneiras:
• por padrão as suas informações estão em vários servidores em locais diferentes (em alguns casos em países diferentes), quer dizer mesmo que pegue fogo num dos servidores, existe outro em outro lugar que entra em ação imediatamente com as informações atualizadas;• não é necessário fazer backup, eles são automáticos e constantes;• não há preocupação com a quantidade de informação armazenada;• o acesso só depende de uma conexão;• ele estará sempre ligado.
Mais um detalhe, escolha um software que tenha somente a parte administrativa na nuvem, a parte de controle de mesas e caixa deve ser local, para que mesmo sem internet você consiga fazer a operação diária normalmente. (no final do dia o software enviará todas as informações para a nuvem e tudo ficará sincronizado).
2) Cadeia de custos e estoque
Na maioria dos restaurantes são produzidos itens para as refeições, como é o caso dos molhos ou pães.
Quando analisamos os resultados de uma lanchonete, por exemplo, precisamos saber todos os itens que compõem os lanches: queijos, pães, carnes, folhas e molhos. O controle de queijos é muito simples, basta pesar o queijo que vai em um lanche e pronto.
O molho à primeira vista é a mesma situação, basta pesar. Mas não é bem assim, se for produzido na casa, vem de uma produção anterior, composta de vários outros itens, e aí que mora o perigo. Em um cliente identificamos que o molho era justamente o grande vilão do seu lucro. Como essas produções utilizam muitos itens em quantidades diferentes é necessário fazer as composições para se chegar no lucro, caso o software não faça isso por conta, você precisará toda vez recalcular o custo do seu lanche, TODA VEZ!
Além disso, seu estoque nunca estará certo, pois se a entrada de produtos é de farinha e a saída é de pão, o estoque de farinha nunca terá saída. Em outras palavras, seu estoque estará errado. Um bom software tem a capacidade de fazer essas composições em vários níveis. Em alguns molhos, a preparação é feita em etapas e o software tem que ser capaz de absorver essa complexidade.
3) Usabilidade
Procure um programa que seja prático de se usar, que facilite a sua vida! Isso sem deixar os dados importantes de lado, pouco vale um programa que não precise de muitos cliques, mas que não tenha as informações necessárias.
Só quem trabalha com software todos os dias seja no caixa ou na parte administrativa sabe como é irritante ter que abrir um monte de telas para poder fazer um lançamento. Só quem já perdeu tempo tendo que começar o lançamento de uma nota fiscal do zero por falta do cadastro de um fornecedor sabe a importância da usabilidade.
O software tem que te ajudar a fazer os cadastros, nos campos de fornecedor e tipo de compra ele deve trazer as opções já cadastradas. Deve ser fácil navegar entre os campos e entre novos cadastros.
Faça alguns cadastros, pegue ao menos 5 notas fiscais para lançar e uma folha de pagamento. Depois disso, rapidamente você conseguirá saber se um software tem usabilidade ou não.
4) Financeiro
O software deve ser capaz de dar conta de:
• Adiantamentos• Múltiplas contas bancárias• Despesas recorrentes (despesas fixas que acontecem todos os meses)• Compras parceladas• Previsão dos descontos por pagamento de cartão de crédito• Contas a receber: há casos que se vende a prazo em um restaurante ou se faz um empréstimo a um funcionário.• Trazer as notas fiscais eletrônicas (compras) da sua empresa através de uma integração com a Receita Federal.
5) Suporte
Por mais treinamentos que você faça, haverá a necessidade de contatar o suporte. Em geral, os softwares vão se tornando tão complexos que é difícil aprender tudo de uma vez. Se você já possui um software e o suporte não tem ajudado, antes de mais nada, você deve entrar em contato com a direção da empresa. Caso, ainda assim, não conseguiu a ajuda que precisava, pense seriamente em trocar de empresa! Não ter suporte eficiente ao seu alcance é garantia de dor de cabeça.
Por outro lado, no inicio do relacionamento com uma empresa de software as vezes é difícil saber se eles possuem um bom suporte, nesse caso, procure indicações, ligue para os clientes daquela empresa, faça o dever de casa.
Outra coisa que ajuda muito é verificar se a empresa se dedica na criação de conteúdo sobre o uso do programa. Muitas vezes é possível resolver o seu problema simplesmente acessando os seus textos e vídeos.
6) Relatórios
O custo para se fazer um software exclusivo para o seu restaurante seria incrivelmente alto, a indústria de software se adequou a essa situação criando programas que atendam várias demandas de uma vez só, para que haja pouquíssimas personalizações. O problema que isso gera é que muitas vezes você não consegue ter as informações específicas do seu negócio da maneira que você gostaria. A forma de solucionar isso é a exportação dos dados para o Excel e fazer a organização deles por lá. Aqui reside o quesito que você deve avaliar, o software tem opções de exportação de dados para você analisar em outro software.
A NOSSA ESCOLHA
Como disse logo no início do texto, somos uma empresa de consultoria financeira, portanto a utilização de muitos softwares são rotinas que precisamos nos adaptar. Contudo, depois de começarmos a trabalhar com a terceirização de financeiro de restaurantes precisamos escolher um que tenha todos esses quesitos acima e que nos permitisse apresentar resultados confiáveis aos nossos clientes, além de ter um ótimo controle de mesas e caixa.
Depois de muito testar e apanhar! Escolhemos o Sischef (https://sischef.com/), ele cumpre com todos esses quesitos com excelência, além de ser leve, prático e estável. Os próprios garçons comentam a facilidade desse sistema em relação aos demais. Com certeza vale considerá-lo nas suas cotações, caso não tenha um restaurante aberto ou caso o seu atual não atende esses critérios com alto desempenho!
Teste, tire suas próprias conclusões e nos fale!
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